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Como fazer reuniões virtuais bem-sucedidas

17 Jun. 2020 Valor Económico Gestão

TECNOLOGIA. Reuniões à distância é uma tendência de trabalho que tomou o palco em tempo de pandemia e que veio para ficar. Mas é comum haver desvios, participantes distraídos e perda de produtividade. Minimize estes empecilhos seguindo estes passos:

 

Como fazer  reuniões virtuais  bem-sucedidas

Seja conciso e respeite a agenda

Defina e respeite os tópicos pré-defenidos da reunião, e não inclua muitos para não tornar a reunião cansativa e dar azo a distracções. Os intervalos são importantes também porque a atenção humana ininterrupta é limitada. Reserve tempo para discussões em que todos podem participar.

Tenha ‘um mestre de cerimónias’

Se a função lhe parece desnecessária pense em todos os momentos em que terá utilidade, desde falhas tecnológicas, a fazer carregamentos à medida que fala, a segurar a atenção dos participantes se precisar de interromper, ou medir a pulsação da sala virtual.

Faça um sumario partilhado das conclusões

É fácil terminar uma conferencia online de forma vaga. Evite isso através da definição de um timing específico para o fim, em que se revê os pontos da agenda e as resoluções objectivas distribuídas por participante para cada assunto abordado. Partilhe as notas da reunião com os participantes para que saibam todos o que fazer.

Use vídeo

A tecnologia está aí para ajudar e a imagem vale mais que mil palavras. A vídeo-conferência supera qualquer reunião só com som ou via telefónica porque é mais pessoal e ajuda os participantes a manterem-se envolvidos nos temas a abordar. A si, ajuda também a verificar o nível de atenão de todos.

Tenha sempre plano B

Embora a vídeo-conferência seja preferencial, tenha sempre em aberto a possibilidade de participação via áudio, para o caso de haver qualquer falha na vídeo-conferencia, ou de necessitar de imputs de alguém que não possa participar via vídeo.

Testar as ligações antes da reunião

Se tiver de esperar até que a ligação estabeleça ou que os participantes baixem a app necessária, perde tempo e também a atenção dos participantes na reunião. Prepare e teste toda a tecnologia necessária antes da reunião e assegure que se vê bem as caras dos participantes.