PLANIFICAÇÃO. Steve Jobs, fundador da Apple, fazia pelo menos duas reuniões semanais, com os directores, para discutir resultados e estratégias, e com as equipas de marketing e comunicação, indica uma pesquisa elaborada pela Exame Brasil.

Segundo esta publicação, o empresário, falecido em 2011, criou técnicas simples, mas bastante rigorosas e eficientes para eliminar as reuniões longas e improdutivas na Apple, que continuam actuais e valiosas.

A primeira regra era reunir -se apenas com pessoas extremamente capazes. Ele criou até um grupo, chamado de TOP 100, que tomava as decisões estratégicas mais importantes na companhia com milhares de funcionários.

Entre outros procedimentos para reuniões mais simples e eficazes, estão grupos menores, encontros presenciais e a proibição do Power Point.

A lista de convidados para as reuniões era sempre muito curta e restrita. Qualquer um que não fosse o responsável directo por um projeto estava excluído do encontro.

A ideia por trás disso, escreve Ken Segall, um funcionário muito próximo a Jobs, na Fast Company, é que um grupo menor será mais focado e motivado que um grande grupo, e que pessoas mais inteligentes farão um trabalho de melhor qualidade.

A medida era levada ao extremo, condizente com a personalidade enfática do empreendedor. Em certa reunião, Jobs parou tudo porque não reconheceu uma pessoa entre os presentes. Ele apontou para a funcionária e perguntou “quem é você?”.

Desconcertada, ela explicou que estava envolvida em alguns dos projetos de marketing que seriam discutidos. Depois de ouvir a resposta, Jobs afirmou: “não acredito que precisamos de você nessa reunião. Obrigado.” A funcionária foi forçada a retirar-se da sala.

ENCONTRO PRESENCIAIS

Ainda que a Apple fosse uma empresa de tecnologia, nada substituía as reuniões presenciais. “Há uma tentação, na nossa era conectada, a achar que todas as ideias podem ser desenvolvidas por email ou iChat”, disse ele ao Harvard Business Review.

“Isso é uma loucura. Criatividade vem de encontros espontâneos, de discussões aleatórias. Você se encontra com alguém, pergunta o que ele está a fazer, diz “uau!” e logo vocês estão a amadurecer todo o tipo de ideias”.

Reuniões presenciais e espontâneas, sem uma agenda fixa, era a sua forma preferida de desenvolver ideias inovadoras.

O FIM DO POWER POINT

As apresentações de novos produtos e sistemas do criador da Apple são lendárias. Carismático, Steve Jobs preenchia os palcos, contava histórias e interagia com o público, usando, às vezes, recursos multimídia.

Entretanto, usar power points durante reuniões com o executivo era proibido. “Odeio como pessoas usam apresentações de slides ao invés de pensar”, afirmou Jobs.

“Pessoas confrontam os problemas criando uma apresentação. Quero que eles se engajem, joguem questões na mesa, ao invés de mostrar vários slides. Pessoas que sabem do que estão a falar não precisam de Power Point”. Responsável (ou DRI, na sigla em inglês).

Segundo a Fortune, nunca há dúvidas sobre quem é a pessoa responsável por qual projecto. Numa reunião, o nome do DRI aparecia ao lado do tema que seria discutido. Dessa forma, cada reunião gerava uma lista de tarefas, cada um com um responsável. Era uma forma de garantir que todas as ideias lançadas na mesa durante uma reunião seriam correctamente endereçadas e trabalhadas.

*Com Exame Brasil