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Etiqueta no uso do email

15 Regras que todo 
o profissional deve saber

16 Jan. 2020 Gestão

 

INTERNET. Devido ao grande volume de mensagens que lemos e escrevemos, estamos propensos a cometer erros embaraçosos, e esses podem ter sérias consequências. Por isso, a oradora e coach americana Barbara Pachter trouxe no livro ‘The Essentials of Business Etiquette’ descreve o básico no uso do email.

15 Regras que todo 
o profissional deve saber

 

1 Inclua uma linha de assunto clara e directa.

Exemplos de uma boa linha de assunto incluem ‘Data da alteração da reunião’, ‘Pergunta rápida sobre a apresentação’ ou ‘Sugestões para a proposta’. ‘As pessoas geralmente decidem se devem abrir um email com base no assunto. 

2 Use um email profissional.

Se trabalha para uma empresa, deve usar um email institucional. Se usa uma conta pessoal para trabalho, Pachter recomenda cuidado na escolha desse endereço. Defende o uso de email que transmita o seu nome para que o destinatário saiba exactamente quem está a enviar o email. Nunca use email que não seja apropriado para uso no local de trabalho, como “babygirl @ ...” ou “beerlover @ ...”.

3 Pense duas vezes antes de clicar em “responder a todos”.

Para a especialista, “ninguém quer ler emails de 20 pessoas que não têm nada que ver com eles. Sugere evitar responder “a todos”, a menos que você realmente pense que todos na lista precisam de receber o email. 

4 Forneça ao seu leitor algumas informações sobre si.

“Geralmente, isso indica o seu nome completo, cargo, nome da empresa e as informações de contacto, incluindo um número de telefone. Também pode adicionar um pouco de publicidade pessoal, mas sem exagerar. 

5 Use a mesma fonte, tamanho e cor do restante do email. 

6 Use saudações profissionais.

Não use expressões descontraídas e coloquiais como “Ei, pessoal”, “Ei” ou “Olá pessoal”. Justifica-se, salientando que “a natureza descontraída de nossos escritos não deve afectar a saudação num email”. 

7 Use pontos de exclamação com moderação.

Se optar por usar um ponto de exclamação, use apenas um para transmitir entusiasmo. “As pessoas, às vezes, empolgam-se e colocam vários pontos de exclamação no final das frases. O resultado pode parecer muito emocional ou imaturo”, argumenta a especialista. 

8 Seja cauteloso com humor.

O humor pode facilmente perder -se na tradução sem o tom certo ou expressões faciais. Numa troca profissional, é melhor deixar o humor sem emails, a menos que conheça bem o destinatário. Além disso, algo que acha engraçado pode não ser engraçado para outra pessoa, alerta Pachter. 

9 Responda aos emails, mesmo que não tenha sido destinado a si.

É difícil responder a todas as mensagens, mas deve tentar. Isso inclui quando o email foi acidentalmente enviado, especialmente se o remetente estiver à espera de uma resposta. Uma resposta não é necessária, mas serve como boa etiqueta. 

10 Faça revisão de todas as mensagens.

Os erros não passarão despercebidos pelos destinatários e, dependendo do destinatário, pode ser julgado pelos erros. Não confie na verificação ortográfica. Leia e releia o email antes de o enviar. 

11 Adicione o endereço de email por último.

Para evitar enviar um email acidentalmente antes de terminar de escrever. 

12 Verifique novamente se seleccionou o destinatário correcto.

Sugere muita atenção ao digitar um nome do catálogo de endereços na linha “Para” do email. “É fácil seleccionar o nome errado, o que pode ser embaraçoso”. 

13 Mantenha as fontes clássicas.

Purple Comic Sans tem um tempo e um lugar (talvez?), Mas, para correspondência comercial, mantenha as fontes, cores e tamanhos clássicos. A regra principal: os emails devem ser fáceis para outras pessoas. “Geralmente, é melhor usar o tipo de 10 ou 12 pontos e uma fonte de fácil leitura, como Arial, Calibri ou Times New Roman”, recomenda Pachter. Quanto à cor, o preto é a escolha mais segura. 

14 Mantenha o controlo do tom.

Assim como as piadas se perdem na tradução, é fácil interpretar o tom sem o contexto que obteria das sugestões vocais e das expressões faciais. Consequentemente, é fácil parecer mais abrupto do que o planeado. 

15 Nada é confidencial, então escreva correctamente.

A especialista recorda que toda a mensagem electrónica deixa um rastro. “Uma directriz básica é assumir que outras pessoas verão o que escreve”, aconselha.